Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Begriffsbestimmungen

Für die Auslegung dieser Bedingungen gelten folgende Begriffsverständnisse:

• Anbieter: Voicely GmbH i.G., Bleichergasse 1, 1090 Wien, Österreich.
• Auftraggeber: Unternehmen oder Einzelpersonen, die den Dienst im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit einsetzen.
• Dienst: Das KI-gestützte Kommunikationssystem von Voicely zur automatisierten Abwicklung von Telefon- und E-Mail-Kommunikation, einschließlich Terminmanagement und Gesprächsdokumentation.
• Kundenmaterialien: Sämtliche vom Auftraggeber bereitgestellten Daten, Konfigurationen, Skripte und Kontaktinformationen.
• Plattform: Die technische Betriebsumgebung unter platform.voicely.at.

2. Leistungsgegenstand

Voicely stellt den Dienst in Form eines cloudbasierten Software-Abonnements zur Verfügung. Umfang, Konditionen und Tarife werden im jeweiligen Angebot schriftlich festgehalten.

Keine Notfallversorgung

Der Dienst eignet sich nicht für die Abwicklung von Notrufen (z. B. 112, 133, 144). Die Sicherstellung alternativer Notrufwege obliegt dem Auftraggeber.

Produktentwicklung

Voicely behält sich vor, den Dienst technisch und funktional weiterzuentwickeln. Änderungen, die den gebuchten Kernumfang wesentlich berühren, werden rechtzeitig vorab kommuniziert.

3. Vertragsschluss und Laufzeit

Angebote von Voicely sind unverbindlich. Ein verbindlicher Vertrag entsteht mit schriftlicher Bestätigung oder durch tatsächliche Freischaltung des Dienstes.

Ohne abweichende Vereinbarung läuft der Vertrag unbefristet und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum jeweiligen Monatsende beendet werden.

Vorzeitige Beendigung

Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt in folgenden Fällen vorbehalten:

• Missachtung dieser Nutzungsbedingungen oder geltender Plattformregeln
• Einsatz des Dienstes zu rechtswidrigen Zwecken
• Unbefugte Weitergabe von Zugangsdaten
• Ausbleiben der Zahlung nach erfolgter Mahnung

4. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber stellt alle für den Betrieb notwendigen Informationen vollständig und zeitgerecht zur Verfügung, benennt eine verantwortliche Kontaktperson und gewährleistet die vertrauliche Behandlung von Zugangsdaten. Schäden, die aus unzureichender Mitwirkung entstehen, gehen zu Lasten des Auftraggebers.

5. Zulässige Nutzung

Keine unverlangte Werbung

Der Versand oder die Initiierung ungefragter Werbeanrufe ist nicht gestattet. Telefonmarketing ist nur auf Grundlage einer gültigen Einwilligung oder einer anderen gesetzlich anerkannten Rechtsgrundlage zulässig.

Gesprächsaufzeichnungen

Aufzeichnungen und Transkriptionen dürfen nur bei Erfüllung sämtlicher rechtlicher Voraussetzungen erstellt werden. Die vollständige Verantwortung hierfür liegt beim Auftraggeber.

Unzulässige Inhalte

• Inhalte, die gegen Gesetze verstoßen, diskriminieren oder täuschen
• Für Minderjährige ungeeignete Inhalte
• Inhalte, die zur Begehung von Straftaten beitragen
• Verarbeitung besonders sensibler Daten ohne entsprechende Rechtsgrundlage (Art. 9 DSGVO)

Verantwortung für generierte Inhalte

Der Auftraggeber trägt die alleinige Verantwortung für alle Inhalte, die im Rahmen seiner Nutzung des Dienstes entstehen oder verbreitet werden.

6. Rufnummern und Gesprächssteuerung

Vom Anbieter bereitgestellte Rufnummern sind standardmäßig für den Empfang eingehender Anrufe vorgesehen. Ausgehende Anrufe über bereitgestellte Nummern setzen die vollständige Erfüllung aller regulatorischen Anforderungen voraus.

7. Betrieb und Wartung

Voicely sichert eine durchschnittliche jährliche Betriebsverfügbarkeit von 99 % zu. Geplante Wartungsarbeiten sowie unvorhersehbare Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs von Voicely sind davon ausgenommen.

Wird die zugesagte Verfügbarkeit unterschritten, kann der Auftraggeber innerhalb von 60 Tagen eine anteilige Gutschrift in doppelter Höhe des Ausfallprozentsatzes der Monatsgebühr geltend machen.

8. Technischer Support

Der Support ist an Werktagen von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr (MEZ) erreichbar, österreichische Feiertage ausgenommen. Erreichbarkeit: [email protected]

9. Vergütung und Zahlung

Alle ausgewiesenen Beträge verstehen sich als Nettobeträge in Euro, zuzüglich der jeweils geltenden Umsatzsteuer. Rechnungen sind innerhalb von 7 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zu begleichen.

Bei verzögerter Zahlung gelten die gesetzlichen Verzugszinsen für den unternehmerischen Geschäftsverkehr. Nach erfolgloser Mahnung ist Voicely berechtigt, den Zugang zum Dienst vorübergehend zu deaktivieren.

Bei laufenden Verträgen ist eine einmal jährliche Anpassung der Entgelte entsprechend der Entwicklung des Verbraucherpreisindexes mit einer Ankündigungsfrist von 14 Tagen zulässig.

10. Datenschutz und Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Verhältnis zur DSGVO agiert der Auftraggeber als Verantwortlicher, Voicely als Auftragsverarbeiter. Die Zusammenarbeit wird durch einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.

Art der verarbeiteten Daten

• Sprachaufzeichnungen und im Gespräch übermittelte personenbezogene Informationen
• Verbindungsdaten (Zeitpunkt, Dauer, beteiligte Rufnummern)
• Kontakt- und Stammdaten
• System- und Qualitätsprotokolle

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Drittlandübermittlungen finden nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Eine Verwendung von Gesprächsdaten zur Optimierung allgemeiner KI-Systeme findet ohne ausdrückliche Zustimmung nicht statt. Nach Vertragsbeendigung werden Daten nach Weisung des Auftraggebers gelöscht oder übergeben.

11. Datensicherheit

Voicely setzt technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, darunter Verschlüsselung nach AES-256-Standard, rollenbasierte Zugriffssteuerung, kontinuierliches Monitoring, regelmäßige Datensicherungen sowie eine strikte Trennung von Test- und Produktionssystemen. Sicherheitsvorfälle werden dem Auftraggeber spätestens binnen 24 Stunden gemeldet.

12. Geistige Eigentumsrechte

Alle Rechte an der Plattform, den eingesetzten KI-Modellen, Workflows und der Dokumentation verbleiben bei Voicely. Der Auftraggeber erhält für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht zur internen Verwendung in seinem Unternehmen.

13. Mängelbehebung und Haftung

Bei Leistungsmängeln ist Voicely zur Nachbesserung innerhalb angemessener Frist verpflichtet. Für Schäden aus vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Handeln besteht unbeschränkte Haftung. Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung auf vorhersehbare, vertragstypische Schäden begrenzt und der Höhe nach auf die im letzten Vertragsjahr geleisteten Zahlungen gedeckelt.

Ansprüche Dritter, die aus missbräuchlicher Nutzung, fehlenden Einwilligungen oder unzulässigen Inhalten durch den Auftraggeber entstehen, sind von diesem zu tragen und Voicely auf erstes Anfordern freizustellen.

14. Unvorhersehbare Ereignisse

Voicely ist von der Leistungspflicht befreit, soweit und solange die Leistungserbringung durch Umstände verhindert wird, die außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs liegen — etwa Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Verfügungen oder Infrastrukturausfälle bei Dritten.

15. Anpassung der Bedingungen

Voicely kann diese Bedingungen mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens 14 Tagen in Textform anpassen. Erfolgt kein fristgerechter Widerspruch, gelten die aktualisierten Bedingungen als vereinbart.

16. Schlussregelungen

Anwendbares Recht

Es findet ausschließlich österreichisches Sachrecht Anwendung. Das UN-Kaufrecht sowie internationale Kollisionsnormen sind ausgeschlossen.

Gerichtsstand

Als ausschließlicher Gerichtsstand wird Wien vereinbart. Voicely behält sich das Recht vor, den Auftraggeber auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu klagen.

Teilunwirksamkeit

Sollte eine einzelne Bestimmung dieser Bedingungen rechtlich unwirksam sein oder werden, berührt dies die Gültigkeit der übrigen Regelungen nicht. An ihre Stelle tritt eine Bestimmung, die dem ursprünglichen wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.